如何进行时间管理?
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· 2020-07-11
作者:刘润
公众号:刘润(runliu-pub)
总有同学问我，润总，你一年要讲100多天课，要给企业做咨询，要写线上课程，要运营进化岛，公众号还要日更，还要管理公司，居然还有时间一年出国玩两次……
你怎么能在一年之内做这么多事情？！
你到底是如何管理时间的？
确实，我每天都要做很多很多事情。
但其实我并不忙，我只是时间不够。
什么意思？
01
忙，是一种略带焦虑感的心理状态。
当你只有两只手，可是却有十件事的时候，你就会觉得自己特别忙，事情永远都做不完，略感焦虑。
可是，只要活在这个世界上，事情就是永远都做不完的。
饭是吃不完的，人是见不完的，想去的地方是去不完的。
事情永远都做不完，这不是很正常吗？
可为什么你却总有一种焦虑的感觉呢？
可能是因为，我们总觉得遗漏掉了什么重要的事情还没做。
这就像，假如到了生命的最后一天，你已经把生命中排名前三重要的事情都做完了，那你可能会觉得我这一生也没什么遗憾了。
可是，如果到了生命的最后一天，你只做了生命中第五重要的事情，第一第二第三第四重要的事情都没有做。那你就会特别后悔，希望苍天再给我500年。
因为遗漏了重要的事情还没做，却做了很多并不那么重要的事情，这是我们感觉很忙很焦虑的原因。
相反，如果你特别重要的事情都做完了，剩下没做的，只是一些不是特别重要的事情。那你就不会感到特别焦虑。
所以，只要按照优先级来做事情，你就不会觉得你很忙，你只是时间不够而已。
02
“我不忙，我只是时间不够。”
这种状态很令人羡慕，那怎么才能实现呢？
你要schedule your priorities（按优先级把事情放入日程表），而不是prioritize your schedule（给日程表里的事情排优先级）。
什么意思？
我们经常会把所有要做的事情放入日程表，今天下午旁听会议，明天上午写方案，明天下午面试，后天早上去超市购物……等等等等。
这些事情已经把日程表排满了。
你看到满满的日程表：这么多事情要做，可怎么办啊？
那我来给它们排个优先级吧。
明天上午写方案是第一重要的，明天下午面试是第二重要的，今天下午旁听会议是第三重要的，后天早上去超市购物是第四重要的……
这就叫做prioritize your schedule（给日程表里的事情排优先级）。
但是你有没有发现一个问题，给日程表里的事情排完优先级，好像并没有太大意义。
你要做的事情，一件都没有少。你还想做更多重要的事情，可还是一点时间都没有。
这就像一个罐子里面，已经放了很多大大小小的石头。而你还有很多大大小小的石头想放进罐子里。
于是，你去给这些大大小小的石头打标签，这个石头是最好的，那个石头是第二好的……
打完标签之后，你发现，这个罐子里还是没办法装进更多的石头。
那正确的做法应该是什么呢？
《高效能人士的七个习惯》的作者史蒂芬·柯维说：
你应该先给事情排优先级，再按优先级把事情放进日程表。
请注意，这两件事的顺序非常重要。
一定要先给事情排优先级，再按优先级把事情放进日程表。
比如，我现在最重要的事是写论文，因为不写完我就没法毕业。
第二重要的事是健身，因为身体是革命的本钱。
第三重要的事是学英语，因为下个季度就要考试了。
……
把所有的事情按优先级列成清单之后，再把它们放入日程表。
比如，写论文是最重要的，所以每天早上的9点到12点，雷打不动，我必须在这个时间写论文，不能被任何事情干扰。
健身是第二重要的，每周一三五13点-14点，去健身房锻炼。
……
这就叫做schedule your priorities（按优先级把事情放入日程表）。
这就像有一个空罐子，我们先放大石头。大石头放完，罐子还有空间，那我们再放中石头。中石头放完罐子还有一点点空间，那我们再放小石头。直到用石头把罐子装满为止。
先给事情排优先级，再按优先级把事情放进日程表。按照优先级来做事情。
这就是我们常说的“要事第一”。
03
那应该如何给事情排优先级呢？
你可以把“紧急、不紧急”作为横轴，“重要、不重要”作为竖轴，画一个二维四象限图。
这样你就得到了四个象限：
第一象限，是重要并且紧急。
第二象限，是重要但不紧急。
第三象限，是紧急但不重要。
第四象限，不重要也不紧急。
然后把你所有的事情按照轻重、缓急的程度放进这四个象限里。
如下图：
针对不同的象限，我们要采取不同的策略。
马上就要交的论文，下周就要提交的方案，追赶本月的销售指标，明天就要交给客户的文稿等等，这些都是重要，并且紧急的事情。
虽然这个象限的事情，是你的焦虑之源。但是对待它们你并没有什么讨巧的办法，只有立刻、马上动手完成，杀掉一个是一个。
赶紧把它们全部排进日程表。
看望父母，每周检查项目进度，招聘更好的人才，清除污水员工，常规性拜访客户，结识真正的高手，读书，健身，一次真正的休息等等，这些都是重要，但不紧急的事情。
因为不紧急，它们常常往后排，再往后排，直到变成重要，并且紧急的事：
污水员工逼走了几个优秀员工，客户因为疏于沟通而流失给了竞争对手，书到用时方恨少，车到山前发现没学过套路。
你要把时间尽量优先花在第二象限，早点把它们安排进日程表。
电脑上经常跳出来的新邮件，手机嘟嘟嘟的各种通知，各种可参加、可不参加的会议、论坛、活动：哎，你有空也来吧。这些事情也许是紧急的事情，但很多并不重要。
试着关掉邮件、关掉电脑、关掉手机。
对于“哎，你有空也来吧”的活动，你应该一律没空。
别编理由，温柔而坚定地说：谢谢啊，我就不去了。
我们为什么没有时间做第二象限的事？
就是因为第三象限的事做太多了。
各种无关紧要的事情，比如在公司叽里呱啦地八卦、在家里稀里哗啦地追剧，都应该戒掉。
除非你认为这些对你是“真正的休息”，但要注意别休息上瘾了。
要事第一，就是：
主动戒掉一切“不重要、也不紧急”的事。
拒绝大部分“紧急，但不重要”的事，直到让它们少于15%。
这样你就可以把65%-80%的时间花在“重要，但不紧急”的事上。
并因此，把焦虑之源，“重要，并且紧急”的事情，减少到20%～25%。
这个时候，你就可以嘚瑟地说一句：
我不忙，我只是时间不够。
最后的话
因为遗漏了重要的事情还没做，却做了很多并不那么重要的事情，这是我们感觉很忙很焦虑的原因。
相反，如果你特别重要的事情都做完了，剩下没做的，只是一些不是特别重要的事情。
那你就不会感到特别焦虑。
所以，只要按照优先级来做事情，你就不会觉得你很忙，你只是时间不够而已。
这听上去好像特别简单，但是做起来真的挺难。
你需要长时间的积累，才能养成这样的习惯。
一旦养成这样的习惯，它会让你受益终生。
慢慢地你就会发现，你管理的不是时间，因为时间是无法被管理的。
你管理的，其实是你自己。
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