在线协同文档真的能提升办公效率吗？在什么场合更适用一些？

一个知乎创作者，一个老HR，一个文档工作不离手的新时代打工人，也是一个资深笔记类应用付费用户。

为了找到一款最好的在线文档应用，我体验过早期的evernote 到markdown 应用如bear，以及在线协同的企业微信、飞书等应用。

协同文档砍掉了电脑硬盘里文档查找、打开、转发等低效率环节的时间，让创作和协同更加聚焦和高效。

我个人一直是的印象笔记付费用户，今年疫情期间，开始使用金山文档创作，以及和同事、客户协作。

一、在线协同文档适用什么场合？

1、让创作变得更加容易，让每个灵感小火花都有机会发光。

跟节省下来看得见的时间相比，在线协同文档节省更多的是你看不见的时间，也就是你创作的心理启动时间，会让你更愿意去创作。

设想从前得你，来了创作灵感，可能的做法是：在电脑端新建「我的创作」文件夹，跟工作、娱乐分开，再新建一个文档，重新命名，双击打开，再写标题，调整惯用字体字号，码字……一串操作下来，当初的灵感小火花早就湮灭了。

而用了在线文档，你的创造启动环节就是，打开 App 一键新建文档，咔咔咔码字，一顿操作下来，完事。愿意的话，再去改一下标题。

当创作这件事在你潜意识里，只是点开手机发个微信那么简单，也就会让你更愿意随时随地去创作。

2、对于希望给碎片化时间要成果的人员，可实现块状工作时间与碎片时间的整合。

蹲在马桶上灵感突然来了，赶紧擦干净了去拿笔记本电脑？灵感没了咋办？这时，随手打开app创作；或者在外面接完电话随手把客户的新需求记录到项目方案里。

3、对于管理者、项目团队成员，可实现团队成员工作进度的汇合。

公司年会项目正在筹备中，铁蛋把表演节目才收集了1/3，主持人二丫不用等铁蛋全收集完就可以写串词了，最终铁蛋收集完，二丫也快差不多写完了，狗剩负责舞台设计，方案一放到协同文档就能收到项目组的反馈，领导对着协同文档，就规划、组织、领导、控制了整场年会准备活动。

4、对于需对接客户与相关方的同学，可以实现与相关方的工具协同。

张三组织市场展出活动，设计公司用iwork，场地管理方用WPS，施工团队用手机，有了协同文档，大家都可以通过网页或app在协同文档上愉快地敲字，浏览内容，讨论项目进展。

总的来说，在线协同文档让多人统一到一个工具，实现了信息沟通和汇总的即时性，让每个碎片化的投入都能实现最大化的产出。

二、哪个在线协同文档好用

说了这么多，如何判断一个协同文档应用是否好用？

如果你的协同时间较少，只是随便用用，我相信金山文档、腾讯文档还是石墨文档，哪个都可以，如果有同事间协同，就更取决于他们在用什么。

但是，如果你预计自己未来的协同创作较多，希望它能帮你节省更多时间，提升更多效率，就得关注不同协同文档的轻便性和保障性。

轻便性是指，甩掉桌面办公的累赘，可以大幅提高效率。结合了在线的优势，轻装上阵，学习适应起来很快捷，操作起来顺滑轻便，干啥都快。

保障性是指，保持桌面办公的优势，没有因为在线而带来新麻烦。在线协同后，仍像带了个插着网线的笔记本一样，没有因为在线而削弱生产力性能，还能给你桌面办公的安全感。

我们按轻便性和保障性对几个产品做下对比。

轻便性

协同文档这个品类里，配上vpn才能用的Google Docs 我们就不多说了。而很多人说的协同文档印象笔记我也从没当它是在线协同文档，动辄因为多客户端操作同步不及时导致「冲突笔记」让人头大，跟别人协同就算了。

而剩下的腾讯文档、石墨文档、金山文档，在电脑、手机、平板上的应用，操控都很流畅。

在界面设计布局的轻便感上，腾讯文档很简洁，金山文档简洁+小创新，石墨文档略传统。之所以在意这点，是因为我对协同文档依赖度高，比较挑剔，对大多数低度使用用户，体验应该差异不大。

石墨电脑端初始界面是仿桌面模式，轻便感不够，在文档编辑视图界面就没有这个问题了。

金山文档、腾讯文档电脑端很相似，不过金山文档多了待办清单和日历按钮，可以很方便地随手把文档中的新任务添加到待办清单或日历。

保障性

多文档类型支持

各家在线协同文档都支持office三大金刚：文档、幻灯片、数据表，但实际上只要工作进阶点，就还会经常用到pdf 和 思维导图，我们公司在员工培训时称之为「五大金刚」。

pdf 格式的文件很常见，各类报告、介绍册、文献、简历、电子发票等，关键时刻打不开很尴尬。

电脑操作系统自带pdf 预览功能并不智能，而乱装pdf 编辑软件又可能收到软件公司的律师函，所以，协同文档如果自带 pdf 阅读器，实现pdf随时阅读、复制粘贴，就不能更方便了！

但这个功能可能专利授权费或开发费太高，大多数协同文档都没有。不过，背靠WPS老大哥的金山文档，就整合了囊括了五大金刚的「办公全家桶」，用起来贼溜。

你不得不感慨，好的出身让某些选手起步就站在领奖台上。

传统文档兼容性

所有人都用在线协同文档的话，大家办公都会很高效。就像如果能把所有车换成自动驾驶车辆，那实现的技术难度会更低。

痛苦的是，很多客户、供应商、政府等相关方，都还是传统桌面办公，所以文档兼容性就显得极其重要。

几个同学在线完成了一个政府项目申报材料，内容完成了，还要花费更多时间复制粘贴到规定格式word内。

协作编辑一时爽，调整格式真酸爽。

大部分支持导入office 文档的在线协同文档，包括腾讯文档、石墨文档、飞书文档，对原生office 文档导入只能到刚刚及格水平。文字导入是没问题的，但里面要是有图文混排、图形图表、文字批注等，可能就没法看了。

而且，虽然大家都自称是在线协同，但大多其实是「有限协同」，你看看在本地常用的跨数据表中数据引用(如vlookup)，哪个在线协同文档能支持？

这些对传统文档的低兼容度，和在线后的功能阉割，给桌面办公转向在线协同文档，设置了阻碍。

这轮，金山文档又默默地考了个全班第一。

从本地Office导入或同步的文档，在金山文档中还原度最高，版式、批注都在。

比如，现在新来的政府项目申报文档或股东投后数据表，我们都直接导入金山文档，几个小伙伴协同编辑完，下载直接转发，投资人也说我们反馈数据更快了……

更甚者，金山文档还实现了在线的跨数据表的数据引用，我们财务部和采购部一直抱怨的在线数据表没法在线协同问题，现在也解决了。

最后总结一下，在应该方便的轻便性上，几个在线协同文档差异不大，但在可能带来很大不便的保障性上，金山文档以压倒性优势胜出。

也就是说，偶尔玩玩，哪个都行，真拿来办公或者深度使用，金山文档应该能给你更多支持和便利。

选择一款好的在线协同文档，提高的是工作效率，节省的是时间和生命。多留点时间，读会书、跑个步、吃会鸡，哪怕睡个觉，也是我们打工人能给自己最实惠的犒劳了。

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