从番茄工作法到敏捷项目管理 | IDCF FDCC认证学员作品-技术圈

为什么你总觉得自己的时间不够用？因为你还不够敏捷！在谈及团队敏捷、业务敏捷和企业敏捷之前，也许我们先要思考的是如何实现“个人敏捷”！而实现个人敏捷，最恰当的工具也许非“番茄工作法”莫属。

番茄工作法的工作原理包含：

首先，需要将近期要做的事项列示到“活动清单”中，可以随想随填不用排序；
其次，做出今日计划，即从活动清单中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中，这是当天的自我承诺；
再次，从今日待办中选取优先级最高的事项，扭启番茄钟，开始一个25分钟的工作周期；
最后，番茄钟响铃后可做5分钟的适当休息，结束本次个人工作迭代。

一、番茄工作法中的敏捷元素

番茄工作法里的活动清单，就好比敏捷项目管理里的产品待办事项（Product Backlog），是一个近期规划要做的事项全集。有了待办事项全集后如何去落实，就需要开启迭代计划（Sprint Planning）的过程，输出迭代待办事项（Spring Backlog）。然后，番茄钟带领我们开启一个迭代周期（Sprint），进入时间盒（Time Box）。我们会发现，无论是番茄工作法还是敏捷项目管理，时间盒的长度不同，但含义一样，即设定一个固定交付日期来约束项目或版本发布，然后在进度允许的情况下实现尽可能多的交付价值和功能开发。

番茄钟响铃的时刻，我们一定有了产出（Product Increment）。在迭代执行过程中，我们需要持续跟踪迭代进展，在每个番茄钟内收集过程指标，比如中断事项（Emergency Event）。同时，在一天结束时，要将当天收集的数据归档记录，便于信息的可视化，并进而从中找到改进流程的思路，自我调整并每日回顾（Retrospective）。

二、拆解番茄工作法，向敏捷看齐

2.1 做出选择

当你完成了一个番茄钟产生了一个迭代的工作交付，这时需要做出选择：是继续进行同一项活动，还是切换到另一项，这取决于活动的重要程度/优先级是否改变。

敏捷项目在每个迭代完成之后，也需要根据现有产品待办事项重新排列功能优先级，并选取优先级最高的事项进入下一次迭代待办事项清单。

2.2 休息

番茄工作法主张劳逸结合，即每个番茄钟之间，让大脑进行5分钟的充分休息；每4个番茄钟之后，让大脑进行15-30分钟的阶段性休息。

番茄钟期间的目标是专注的高质量工作，休息期间的目标是专注的高质量放松。这与敏捷项目管理理念一脉相承，敏捷强调工作步调可持续，不赞同过渡工作。因为，长期来看，团队恢复加班所需要的代价远远大于加班所产生的短期速率提升。

2.3 活动执行

不要在番茄钟进行中切换活动。如果番茄钟进行一半时当前活动已完成，就用剩下的时间进行“过度学习”，即达到熟练程度后，继续学习或练习。

第一，敏捷是建立在精益的基础之上，精益的头条原则就是“消除浪费”。切换活动本身会造成浪费，这也是为什么敏捷项目强调人员不做复用，项目成员全职在一个项目上工作的本质原因；
第二，敏捷强调限制半成品（WIP）。利特尔法则说明，做事情的持续周期时间=WIP/吞吐量，如果WIP过多，工作持续的周期时间只会更长，而非更短。这时，应该“停止启动，聚焦完成”。

所以，最重要的是，做事情要一心一意。不要仅仅去追求做更多的事情，而要追求高质量工作的状态，产生心流、提高效能。心流是人在注意力高度集中时，会进入全情投入的忘我状态，从而忘却时间的流逝，同时体验到巨大的愉悦与充实。

2.4 记录和处理

计算并记录平均每项活动花费的番茄钟数，可以让我们看到，哪项活动花费的番茄钟数过大，可能需要我们将其拆分为更小、更易于管理的部分。对比敏捷，一个用户故事至少需要在一个迭代周期内完成，如能在2-3天内完成的用户故事颗粒度应该说是最合适的。过大或过小的用户故事都不利于管理和横向比对。

同时，还需要计算并记录一项活动在活动清单停留的平均时间。在敏捷项目管理中，工作项从放入待办到完成的时间，即经历待办、分析、开发、测试、已完成的时间，定义为前置时间lead time。通过记录所有工作项的前置时间状况，研究高前置时间工作项，最终才能找出降低前置时间的方法，提高工作项的流动性和交付速率。

2.5 中断

番茄工作法主张尽量不要因为中断影响当天的迭代活动，而建议用稍后的番茄钟重新计划中断事件。当发生中断时，在今日待办下方“计划外紧急”填上一行，然后在今日待办当前活动右边画一个符号（撇号’代表内部中断、减号-代表外部中断），并继续完成当前的番茄钟。如果中断无法阻止，当前番茄钟作废不能算数，需要扭转新的番茄钟代替它。

对比敏捷项目管理，当有临时需求插入当前迭代执行，应将该紧急事项在看板的一个单独泳道进行处理，紧急事项不算入该列WIP，但其优先级高于正常事项。团队应控制紧急条目的数量，建议同一时刻只能有一个紧急条目。如果紧急条目超过1个，则团队需要反思回顾如何减少紧急条目，保证迭代计划任务正常进行。

2.6 标记与记录

当将活动添加入待办事项时，需要预估该项活动所需的番茄钟数，用相应数量的小方格来代表预估番茄钟数；当完成一个番茄钟时，在当前活动右侧的小方格里画一个×，如果完成了一项活动，在表格中则可以划掉该项活动。如果活动执行完成发现预估偏差，则可以采用圆圈表示二次预估，三角表示三次预估，同时形成记录表格，记录预估的误差和重估的次数。通过持续的预估和修正，不断精进预估的准确性，提升对该项方法的掌握度和熟练程度。

2.7 进度表格

还可以采用如上的进度表格进行记录、总结与回顾。每天早上，当选择某项活动并填入今日待办时，在进度表格相应方格中画一个圈，位置在当天日期那一列，所选择的活动那一行；当天工作结束做每日回顾时，如果某项活动完成了，就在它的圆圈里画一个星星。一段时间后，如果看到很多空圈，表示你总是高估自己所能兑现承诺的能力；如果某个活动有许多空圈，则可能需要分解它。

三、结语

番茄工作法和敏捷项目管理一样，是一种特别容易掌握的理念，但是一做起来往往会发现问题多多困难重重。所以，使用一种方法的前期，应该全盘照搬和遵守，然后不断地通过打磨和碰撞，最后形成属于自己的管理套路和固定模式。

这里，也想提到敏捷项目管理中经常会借鉴日本剑道中的思想“守破离”。

守，就是要遵循既有的招式，一丝不苟地练习，“心中无剑，手中有剑”；
破，就是要根据自己的情况，对招式中不合适的地方做局部的改善，做到“心中有剑，手中有剑”；
离，当然就是最高的境界，不需要想招式，只需要根据实际的情况，采取最合适的措施，做出最合适的应对，克敌制胜，那就是“心中无剑，手中无剑”。

希望我们每个人都能够通过刻意练习，达到自己的理想境界。

- 作者：跑跑皇后 -

中国人民大学MBA、项目管理专业认证PMP、敏捷管理专业认证ACP践行者，曾任大型IT及互联网公司PMO项目管理专家，具备10年以上IT行业组织级项目管理经验。转载及交流可加微信joggingqueen（备注“番茄工作法”）。

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