阿里团队高效沟通的秘密,全在这5点!| IDCF
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2020-08-10 17:37
内容来源:淘系技术
作者:鲁佳(鹿迦)
世界上有两件最难的事:把别人的钱装进自己的口袋;把自己的思想装进别人的脑袋。
为什么沟通那么重要
管理者50%以上的时间用在了沟通上,但同时工作中50%以上的障碍都是在沟通中产生的。
为什么推动兄弟团队配合这么难,他们配合的进度完全不可控? 为什么工作布置给了下属,但是最后又都堆积到了我这里? 为什么会议讨论留下来的 action 执行起来总是拖拖拉拉完成不了? 为什么老板最近的消息经常已读不回? 为什么整天被钉钉消息淹没了,个人的事情只能在夜深人静加班做了? …
沟通的基础
缺乏信息或知识 没有说明重要性 只注重了表达、没有注重倾听 没有完全理解对方的话,以至于询问不当 没有注重反馈 时间不够 不良情绪 职位的差距、文化的差距
语言和身体语言必须保持一致 设法一开始引起对方的注意 如果必要,需要重复、改述 用对方熟悉的语言 要:正面面对、点头、微笑、身体前倾、目光接触 不要:双手抱在胸前、眼神游离、干别的事
封闭式:你同意这个方案吗?我们能按期完成这个任务吗? 开放式:你有什么好的建议吗? 引导式:如果资源的问题解决了,你第一步打算怎么做? 反问式:如果你一味地回答对方问题,就会很容易陷入被动局势。如何让谈话走上你的频道?反问式提问便是一个高招, 例如:“我想问一下,这个需求开发排期是怎么样的?”“那业务的运营节奏是怎样的呢?”
团队内沟通和跨团队沟通
链式,严格遵循正式的指挥链和沟通链,信息线性传递,如在军事化的组织里就比较常见 轮式,轮式沟通仰赖核心人物作为所有成员沟通的引线和中心节点,可以激发强而有力的领导人物出现 网式,允许所有团体成员积极主动的沟通,所有成员均能自由的贡献自我,没有信息的中间节点,也没有明显的领导者角色
专业有gap,缺少共同语言。比如业务开发的团队依赖中台的能力,如果业务开发团队不了解中台产品的当前现有的体系,讲不清楚对中台需求的需求,就会出现这种情况,最终导致沟通意愿受损,沟通出问题。 目标达不成一致(受部门墙的影响),比如你计划一个战略级的项目规划,但是需要其他部门来支持你,在前期调研的时候很配合,真正开始实施了,你也许发现他们的态度发生了变化,他们不打算真的做较大投入了,因为这个和他们团队的目标不匹配。 进度不透明。和兄弟团队约定好了交付的时间,但是中间过程没有沟通,完全是个黑盒,到了约定的时间快到了才发现很多东西还没有准备好。 职责不清、问题推诿。沟通中经常遇到大家因为分工不清导致工作相互推诿,一些灰色的工作找不到负责人,一旦灰色领域出了问题,又没有人愿意来背锅。
首先是要大家一起确定目标:一个共赢的目标,不能只是你的目标,一开始就要设定一个大家都能实现自己价值的目标,这样对方才有意愿和你合作。 第二个就是要明确分工、职责、时间、责任人等,做到”亲兄弟、明算账“,俗话说的”丑话说在前面“也是这个意思。 第三个就是一开始要确认好沟通机制,做到信息互通,比如周会、周报等,确保过程中信息透明。 第四个就是在问题的处理上要有责任、有担当、同理心,不能是有好处大家都凑过来,一旦出了问题大家就翻脸不认人,和人一样,团队也要注意信誉。
向上沟通与向下沟通
向上管理,为了给上级和自己取得更好的结果而有意识地配合上级一起工作的过程,可以说,这是让上级改变的过程;向上管理不是领导上级,而是通过向上沟通、向上协调去影响及引导上级的看法与自己协调一致 向上沟通,向上沟通是向上管理的主要手段之一,一般指和上级有目的性的沟通行为,从而向上传递必要的信息或影响其决定
第一个象限和老板一起进入重要级别非常高的项目。此时,老板就是你的同事。一起策划一起干活。这个象限里,老板是完全的“参与”。你们之间信息是对称的,这时,重要的汇报形式可能都消失了,因为你们随时都知道对方的信息。
第二个象限,老板的角色要给你“指导与决策”。这里老板很关心,但具体进展和细节他不清楚,这里的内容往往是汇报中最重要的,也是向上汇报能力的重点。重点汇报里很有一个可能目标是有困难需要老板来支持的,比如资源不够,需要老板协调,你直接告诉老板需要他做什么就好了(这里就转移到了第四象限)。
第三个象限都是老板授权给你的事情,是你的职责所在。虽然信息在这里也有不对称,但是老板在宏观面上会知道你的内容(甚至他当年还干过你这个工作),或者内容的重要性不能进入老板的“管理仪表盘”(不涉及他要做的高级别管理决策)。这部分内容只要表达:你在按部就班地在如期进行就好,老板只需阶段性的检视一下就行,不是汇报的重点。常见的误区是:这部分内容总是错误地摆上PPT,向老板事无巨细的读一遍,大家都很沉闷,成为最没水平的汇报。这个区间里如果有异常情况,异常情况需要转移到第二区间处理。
第四象限的内容,其缘由和理由都无需论述,老板和你已经达成共识,信息是对称的。但是,这里有下属难以完成的任务,或者超出职权的任务,或者是新范畴的任务,最常见的是下属需要领导帮助解决某种资源。这里老板的角色是“帮助与支持”。
内容精简扼要:要相信老板都是看过成千上万张PPT的,所以他们大多数时候都能够一眼看出PPT中所要表达的意思,因此PPT的信息需要精简扼要。同时需要使用大量的数据来佐证自己的观点,尽量从客观的角度来陈述。 直奔主题:如上面的描述,老板的时间安排极其紧凑,甚至会在汇报过程中由于突发事件而离开,所以汇报一开始就要开门见山的陈述自己的观点或要求,然后再罗列理由和证据,最后再重新陈述一下自己的观点即可。以上即为“电梯游说”的PREP结构:Position(观点)、Reason(理由)、Evidence(证据)、Position(观点)。 做好充分准备:汇报的内容也许仅有数页PPT,但是很多时候领导都会顺藤摸瓜的询问一些相关问题。所以作为汇报人,需要同时将相关的信息都要提前了解清楚,以防被问的哑口无言,不但会影响汇报进度,而且会被认为不尽职。 掌握10/30原则:30分钟的时间计划中,汇报时间最多占用10分钟,剩下的20分钟留给讨论时间,往往能够产生价值的信息会在讨论时间内产生。
观点:就是首先用一两句话说清楚你想要表达的核心观点,包括:希望领导原则上同意、定下一步计划或者尽快看看你的详细材料等等。 理由:你需要仔细分析你的汇报材料,凝结成不超过三个理由,然后试着用简洁而有力的语言表达出来。 证据:主要是说明汇报重点中包涵的具体细节,例如:具体现象、数据和效果估计等等。 重复观点:最后,再一次重复你的要求
发布指令目的清晰,目标明确。说明任务的重要性,明确任务的SMART目标;如果说得不好听,一个含糊的目标(如我们要重视用户体验),你的下属怎么知道你是不是一时兴起,随口说的呢? 给予反馈关注行为及影响。反馈分为两类:积极性反馈和发展性反馈。顾名思义,积极性反馈是为了表达对被指导者的赞扬与认可,发展性反馈则用于指出需要改善的地方。这里区别于父母常用的唠叨模式,我们同样要有结构,即行为+影响+态度(认可或不足);如,不能简单粗暴的说xx没有团队精神。 建立定期的 one one 沟通渠道。One one沟通,展现了重视,给与了确定性的准备时间,面对面的沟通更容易进入到更深层面的沟通。
同步沟通和异步沟通
同步沟通是指你发出一个消息,接收方立即处理这个信息,并马上回复。 异步沟通指的是你发出一个消息,并不期待立即得到反馈的沟通方式。
频繁打断,大家的工作时间都被切割成了碎片,妨碍了深度工作的开展。 在线的优先级优于高产。不在线的人连发声机会都没有,事情就已经决定了。于是大家都得被迫实时在线,被迫参加每个可能有关的会议。 造成不必要的压力。实时在线的期望使人们丧失对时间表的控制。工作时间内,大家响应式回应各方请求,而不是主动地按自己的计划行事。有研究表明,因为常被打断,人们反而会努力把事情做得更快(做得更差为代价),并由此感到更大的压力和困惑。 导致低质量的讨论和次优方案。因为需要马上回复,人们没有充分的时间来考虑周全。第一时间给出的方案往往不是你能给出的最优方案。