多项目管理（项目集）的主要方法与工具

多项目同时进行已然是大部分企业的现状，而在多项目管理之所以比单项目管理困难，主要在于项目资源分配不均；多项目进度监控难、沟通协作复杂。关于多项目管理的原则和方法论，其实现在已经有非常多经验丰富的人分享过，但是就像那谁说的，“知道很多道理，却依然过不好这一生”。

有了必要的原则和方法论，怎么在团队里实施和落地这件事却也是个大问题。下面就从我们团队落地的多项目管理，以及结合下面高赞答主@maggie 项目管理的一些要点，讲讲我们多项目管理的执行以及工具。

（软件项目管理工具PingCode、泛项目管理工具Worktile）

1、明确且达成共识的项目目标

确保每个人都知道自己努力的方向是什么，确保每个工作项都是为实现这个目标在做贡献。如果连目标都不明确，那么整个团队也只是在低着头做事，完全谈不上主观能动性和积极性。

而解决目标问题（特别是创新型项目目标），我们有个一直在使用的方法就是OKR，因为OKR除了目标公示，最重要就是能人能发动大家一起来思考，整个Team要实现这个总目标，每个人需要达成哪些关键结果，有哪些增长点等等。

在工具层面，为了管理OKR在整个企业的落地运营状况，随时跟进目标完整情况，我们是用自己的工具Worktile进行管理。（如果是产研团队这里比较推荐用研发管理工具PingCode，也同样支持OKR管理）

2、制定项目标准及流程

多项目往往也意味着多团队、跨团队，而标准化、流程化能够尽可能的让不同的团队按照统一的规则和标准做事，也能给团队减少冲突，极大实现企业员工之间的默契。

就比如，用户端反馈的一个小需求，如何在不同的团队之间传递，并最终被产品采纳,然后上线到新的功能中，这个小小的事情就是一个公司内部运营的小流程。而这个小小的流程标准化和非标准化所带来的差异是巨大的。

就比如说，在没有标准流程情况下，需求反馈找谁？是否完成评审？开发进度如何？全都靠一张嘴问，这些信息差带来的问题会浪费大量时间。

而有标准化流程情况下，所有需求大家都知道统一提交的地方，产品侧有统一处理时间，进度都可通过系统实时查看，超时延期系统自动触发提醒。紧急需求也有紧急通道，一切都将是有条不紊的进行，不需要大家在找人，等人这些事情上浪费大量时间。

3、推荐一个优先级排序方法

优先级排序能够有利于资源的合理分配，将更多的注意力集中在重要和紧急的项目上，这是大家都知道的事。所以在这里并不打算过多展开，这里主要想给大家推荐一种优先级排序方法：创建项目价值分析标准（具体可根据企业特点进行调整）

4、有能力保障且有能力执行的资源分配

并不是所有资源都能得到有效的投入，这是项目风险的一个重要原因。

除此之外，一个公司资源是有限的（包括人力/财力/硬件设备等），同一资源不可能同时供所有的项目使用。

多项目并行时，在资源充沛的情况下一般是几个项目内部互相调用，特殊资源找公司协调；在资源紧张时，应先建立多项目进度计划梳理与内外部资源情况分析，再根据每个项目不同的阶段及情况，匹配人力资源模型。

5、精细化的任务分解，任务责任到人

项目与关键结果对应

我们团队项目执行的第一步是创建与目标关键结果相对应的项目，当然，由于目标的复杂程度不同，一个关键结果可能会对应多个项目。对应关键结果最大的价值就在于让团队始终明确目标。

精细化的任务分解

为了方便评估风险，最大限度减少不可控因素，需要对项目进行逐级拆解，要将所有任务分解到不能再分，让每个任务的粒度足够小，然后再根据任务优先级进行排期。

任务责任到人

在进行一些重大项目时，我们有时用Worktile将每个项目中的工作逐层分解，从项目目标（可能是关键结果）开始由上至下逐级拆解，直至每项工作都能估算工期和成本，然后为任务设置唯一负责人（之所以强调唯一是为了防止个别员工消极怠工）。

规定截止时间

在项目推进过程中，我们一般情况下只会规定整个项目的完成时间，或者最多规定几个里程碑式的关键节点，只是项目执行过程错综复杂。

所以，为了最大限度规避项目延期风险，在执行过程中，为每项任务设定确定的截止时间，这样，一方面可以随时了解项目进度，评估项目风险；

另一方面，对于一些无法确定完成时间的任务可以重点关注推进，集中精力解决不可控的任务，避免项目延期。

6、每日检查、每周检查项目进展和提交物

一个好的工具能在这个环节帮助你减少非常多的开会时间，因为不用每天都有事没事都半小时开会来做这件事，你随时可以通过每个人任务进度来查看交付物以及项目成员所遇到的问题。

7、根据检查情况调整任务目标、资源、进度并修改计划。

8、尽量避免一人跨多个项目的情况，不然会很降低效率

9、有效沟通

要确保每个人听明白了自己的任务和目标是什么，比较靠谱的方法：一是听参与人讲述他的想法和理解，二是过程跟进，举个例子说，比如要出一个PR或者做一个活动，在框架阶段你就需要进行一次审核，从而在很短时间内纠正，有效避免时间过半方向还不对的情况。

选择合适的沟通工具，像微信、电话什么的你无法保证所有重要信息都有记录，因为信息不透明扯皮的事并不少见。所以选择能比较全面的描述任务信息、以及关联任务背景，相关人员、讨论记录永久保留等，通过这种方式，新加入人员从工具上就能获取80%的任务相关信息，以及找到众多的相关人员进行询问。

9、激励

“又要马儿跑又要马儿不吃草”这句话放在某些领导或者企业管理者身上很适合，当然，大多数老板肯定都想以最低的成本获得最大的收益，只是，低成本也是要有限度的，对于员工来说，适当的激励的非常必要的。

尤其是与目标相关的激励机制，如果只有目标没有激励，那么目标的完成与否或者目标完成质量好坏都与员工没有关系，多数员工只关心与自己利益相关的工作或任务的完成情况，因此，针对目标的激励至关重要。

至于建立怎样的激励机制那就是仁者见仁智者见智了，并非专业所以就不再展开讲了。不过，激励制定的基础我觉得可以遵循马斯洛的需求层次理论：

除了满足基本的生理和安全需求（工资福利）还要让员工有归属感并且觉得自己能得到成长，这个成长不一定是一些强制要求大家读书，而是让员工能得到自己工作技能或者知识。

10、工具化

工具化的价值我们在前面就已经讲到，那么工具化的过程中，我们又该如何哪一个项目管理工具更好呢？

基于多项目管理的过程需求，工具至少要做到以下几点，才能算是一个良好的多项目管理系统：

• 工具必须能实现项目群的总览：便于直观看到整个公司有哪些项目，项目的进度如何，以及随时监控进度风险
• 能自定义工作流：每个团队，每种业务的工作流程可能都不一样，我们不可能让所有团队只遵循一个流程规则
• 能进行精细化任务分解，责任到人
• 能随时查看目标、项目的进度情况
• 能对资源情况进行管理

而参考前人的经验以及权威媒体的测评，能够帮助节省非常多的时间。

这里我们就根据36氪在2021年发布的项目管理软件排名进行推荐

榜单根据产品【用户满意度】与【市场表现】两项关键指标，由36氪算法得出，排除了人为因素对预评分以及排序结果的影响。

软件研发项目管理工具——PingCode

PingCode，在36氪榜单中评分最高的研发管理类项目管理网站，也是我最想推荐给大家的，主要原因有以下几点：

1、25人以下免费，收费版价格仅为国外产品Jira的30%-40%（其他版本价格）

2、针对多项目管理有专门打造的子产品Plan（项目集管理），支持多项目进度跟踪、项目规划、资源管理等。

3、能实现对软件研发项目各流程环节的管理：比如包含Agile（敏捷开发）、Testhub（测试管理）、Plan（项目集）、Wiki（知识库）、Flow（自动化管理）、Goals（目标管理）等六大子产品以及应用市场，覆盖了项目、任务、需求、缺陷、迭代规划、开发文档、测试、目标等研发管理全流程管理。

泛项目管理工——Worktile

Worktile，是在整个榜单中排名、评分最高。同时，这也是我们团队一直在使用的项目管理工具，推荐主要是基于以下几点原因

1、10人以下免费

2、同样有打造多项目管理功能，并且支持多项目甘特图，对进度跟踪、资源管理等能做到很好的管理。

2、实现了从目标、项目、成果，项目全流程的管理，这也是它与其他项目管理类产品差别最大的地方之一。因为就我用过的项目管理网站，大部分只能进行任务管理，项目的进度管理。这就造成了目标与项目的割裂，而团队目标的实现又是以一个个项目支撑的。

3、非常适合五百人以下团队使用，因为Worktile除了是项目进度计划管理软件，还是一个团队OKR工具、轻量化的OA工具、即时通讯工具、企业知识库工具、日程管理工具.......一个工具就是一个工具集。

而中小团队由于信息差并不大，所以并不需要特别重的管理软件，而Worktile能带来的除了这些需求的满足，还有成本降低，避免多账号多系统造成的数据割裂等。

4、功能比较全：项目进度管理、甘特图、日程管理、项目集管理、任务管理、OKR目标管理、人员任务管理、资源管理、流程管理、简报、审批等