我在钉钉开了一个会，十分神奇
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2021-12-30 19:24
最近我在星球里发起了一年一度的年度电子书项目，目前项目组总共有 8 人，来自全国不同的城市。
我们各有分工，全部采用线上协作的方式开展工作。因此，会有很多的会议需要在线进行。
在召开项目启动会之前我就在想，顺便把现在的一些办公协同产品都体验一遍，看看他们的差异到底在哪。
首选的产品是钉钉，因为它的市占率最高，而且很多公司都在用它进行协同办公。
接下来，我主要以「开会」这个场景为切入点，聊聊这类产品的需求特征和用户价值。
（一）
我是一个比较排斥开会的人，在我看来，大部分的会议实际上都可以不开。开会不仅费时间，还费钱。
可能你们不知道，一家公司里成本最高的内部协作其实就是开会。
试想一下，一会议室人坐在一起开 1 小时会，要花多少钱？
很简单，把这些人的时薪加起来一算就知道。我想，没有什么内部协作比开会更贵了。
但是，在一个协作型组织内，你又不得不参与一些会议，目的是为了和别人一起完成一件事情。
那么，开会的目的到底是什么？
在我看来，会议的目的只有一个，搞定一件事情。
而高效地搞定一件事情，就成了这类产品的价值体现，也是相对于传统开会方式的价值增量。
那么，又该如何实现高效呢？后面我会说到。
一个会议由两部分构成，分别是人和事情。
事情是主体，人是参与者。事情包括信息、问题、结论，而人则主要是围绕事情开展沟通、协作、行动。
这些因素叠加在一起，共同构成了会议的基本框架，而搞定一件事情并达成目的，就是会议的核心所在。
在传统的开会模式中，我们会借助一些工具和方法来提高会议效率。
比如，提前打印出会议议题发给参会人、用白板记录会议关键结论、用邮件群发会议纪要等。
但是，这种传统的会议工具和方法也带来了一些弊端。
比如，会上讨论的内容无法追溯，导致后面行动中出现甩锅推责。再比如，会议之间难以有效衔接，导致开会的大部分时间是在解释之前的问题。
基于这些需求特征，在确定的会议框架下，产品能发挥价值的地方就是从工具和方法两个层面去提升效率。
所以，一套高效的开会工具和方法，就是这类产品的价值主张。
前面提到，会议的目的只有一个，那就是搞定一件事情。
所以，以事为中心的理念可以成为产品价值主张的延伸，进而落地到产品解决方案上。
（二）
会议是通过公开的方式去陈述一些信息、抛出一些问题、得出一些结论。
过程中因为有人的参与，通过人与人之间的沟通、协作和行动，可以把事情落到实处。
这么看来，会议就是人和事情间的一座桥梁。
一套高效的工具和方法，以事为中心的产品理念。
接下来，我们可以看看钉钉是如何「以事为中心」去构建自己的产品体系的。
总的来说，还是围绕事情的三个核心因素，信息、问题、结论。
首先，他们的会议工具「钉闪会」实际上一个集成模块，里面包含了一系列工具的组合。比如文档、视频会议、会议回放等。
在线文档的优势就不用多说了，放在会议这个场景，文档最大的价值就是实现信息的高效同步。
就比如我刚开完的这个启动会，实际上是以文档为起点，把需要参会者知晓的所有信息以及讨论事项都提前公示出来，这样大家能提前做到心中有数。
其次，钉钉本身的视频会议功能能很好的满足讨论的需求。
这里有个体验上的小细节，即视频会议的发起是可以跟文档相结合的。也就是说，开会实际上就是围绕文档上的事情展开讨论。
讨论的是什么？
讨论的是问题。
所以，以文档为中心的信息同步再结合以在线视频为主的问题讨论，就为会议的高效开展提供了工具基础。
通过以上步骤，实现了会前和会中的效率提升，那会后呢？
（三）
一个会议的结束并不是以散会为标志，而是以事情被完全搞定为前提。基于此，会后的跟进和回溯就成了另一个需求。
我相信很多人开会都会遇到这么两个场景。
第一，会议记录不完善导致缺失一些关键信息，后面产生的甩锅扯皮谁也说不清。
第二，会议形成的结论停留在口头或者脑子里，无法有效追溯。
对应这两个场景，我发现钉钉有一个很神奇的功能「钉钉闪记」。
这个功能是阿里达摩院提供的技术支持，非常厉害。
简单说，这个功能能把会议过程中所有人讨论的内容录制下来，并且同步转换成文字，还能自动识别是谁说的。
会议结束后，这个回放就会同步生成，而且支持自动关键词提取，还能手动从会议内容中搜索特定关键词。
有了这个功能，上面提到的那两个场景问题就能很好解决了。
除此之外，还有发言人倒计时功能、文档穿屏协作功能、会议结论一件转为待办事项功能等。
结合上面提到的以事情为中心的三个核心因素，信息、问题、结论，衍生出来的产品方案就是文档、讨论、记录。
对应场景提供解决方案，就可以从工具和方法的维度去提高会议效率。
（四）
最后，如何衡量产品带来的增量价值？
按照俞军老师的价值体验公式：用户价值 =（新体验 - 旧体验）- 替换成本。
在开会这个场景下，工具和方法的升级带来新体验，相比旧体验实现了效率的提升和时间的节省。
这个把时间和效率换算成公司成本，那就可以实现量化。
至于替换成本，主要考量公司和团队的工作习惯和工具迁移成本。对于新公司新团队来说可以忽略，对于成熟团队来说需要适应。
但如果带来的效率提升和时间节省足够明显，那迁移成本也可以被覆盖。
除此之外，类似钉钉这种工具型产品还带来了一个好处，即真正实现了工作上的异步处理。
相比于集中到一个会议室的同步工作模式，新方式在地域、空间、时间、协作上都实现了异步，这也是一个价值增量。
异步处理，这是当下紧张的工作节奏中所急缺的。
首先，过去我们追求即时通讯，有了聊天和电话。即时通讯是带来了效率，但对于信息的深度呈现、结构化展现存在天然劣势。
所以这就需要异步沟通、异步协作、异步处理，尤其是当每个人面临并发工作时，各自的空闲时段并不统一。
这时候，文档这种协作方式的价值就会体现出来。在文档中归集信息，开会去讨论，快速解决问题。
其次，体验下来发现「钉闪会」不仅是开会，其实通过模板化的界面设计，可以将一个团队一个公司里的标准流程沉淀下来，变成团队共识的协作方式。
以事情为中心，通过会议工具和方法对信息、问题、结论三要素实现效率提升，促成了产品价值的成立。
开会，是公司日常中的成本事项。
很多管理者往往忽略了会议方法的改进和效率的提升，这会直接反映在成本和产出上。
工具和方法的使用能从流程和机制上改进原有会议模式的不足，但关键还是靠人来驱动。
工具产品，人是核心。
产品洞察
任何一款成功产品的设计绝不仅仅是功能和体验的创新，更多是来自于对需求和价值的思考。
没有核心理念和价值主张的产品，大多是没有灵魂的。
以事为中心是一种产品理念，提供一套高效的开会工具和方法是一种产品价值主张。
任何成功且有价值的产品，都会有自己的灵魂支撑。
················· 唐韧出品 ·················
工具，在人类社会的进步过程中扮演了不可或缺的角色。正是对工具的使用，让我们具备了力量上的延展和效率上的飞跃。
对于开会来说，有工具和没工具的差别还是很大的。