如何衡量一个企业流程管理的水平?
——流程成熟度
成熟度是一个研究对象与其完美状态的相对值。也就是说,你要清楚一个成熟度,需要首先知道什么是完美状态,然后确定目前的状态,以及目前状态和完美状态的差距。能够衡量这种差距的就是成熟度。
之前我们谈到流程规划,企业面向未来需要描述一个期望实现的蓝图。那么企业流程管理现实是什么水平,距离未来目标有多大差距,是不是有什么方法能够帮助我们认识这样的差距?
这就引入一个问题:流程成熟度。
流程成熟度模型
流程成熟度模型用来描述企业实施流程管理的水平,也为未来的实施和发展提供方向性的参考。
美国软件工程研究所(SEI)最早开发了成熟度模型,应用于软件实施过程的能力成熟度模型(CMMI)。这个模型包括五个层次的成熟度,每个层级具有不同的能力。
后来哈默教授在他的理论中采用类似的层级(四级),提出流程成熟度模型PEMM,在这个模型里,对流程成熟度给出定义和测量方法,提到从五个方面(流程的设计、执行、责任人、基础设施和指标)十三个因素来进行流程成熟度的评估。
在此,我们引用五级的成熟度模型,抛弃那些技术化的语言,更多的面向现实,来通俗解读企业流程成熟度的层级。
L1管理制度化。处在这个阶段的企业,几乎是没有流程的,甚至它的制度也可能不多,主要依靠个人能力和团队的执行力来实现它的管理和运营。
通常初创阶段的企业多处在这样一个状态,这是无可厚非的,毕竟面向市场的快速反应、灵活应对才是它们的生存之道。尽管如此,如果用一个发展的眼光来看恐怕就不行。
企业总是要试图扩大规模,要从规模扩张中获取更多的收益,就必须体现规模化的成本优势。也就是说,销售额的增长要大于成本的增长,这样的扩张才能持续,也才有意义。为此企业需要复制自己的成熟经验和能力,这种复制过程是需要通过流程和标准来实现的,于是我们开始迈向下一个层级。
L2部分流程化。处在这个层级的企业,特征是流程能够被显性化和管理,但它们是以片段的方式封闭在部门内部的。它们是以一条一条的方式存在,并且彼此之间并不相互联系。
有很多企业做流程是以部门或者岗位为单位的,有些企业还提出这样的要求,出台制度的时候要附带流程,那样的流程更像是制度的一种直观和形象化的解释。企业中的一些流程已经IT化了,它们也是分散在不同的系统中,系统和系统之间并不能够很好的对接和关联。
L3企业流程化。来到这个层级,流程在整个企业里被系统化的呈现、设计和管理。这里说的系统不是IT,而是完整的、结构的、相互关联的,成为一个有机的整体。
一方面是从顶层设计开始的结构化,企业架构、分层结构直到流程的细节;另一方面是端到端的贯通,从线索到现金,从订单到交付,生产、研发、供应链,包括那些管理和支持的流程都相互关联起来。
流程形成一个完整的体系,而且这个体系与制度、绩效、风险内控、IT等各种管理体系、方法和工具结合起来,形成一个可以联动的运营和管理的整体。这个过程使得企业能够整体协调运转。
L4流程可量化。这个层级的显著特征是企业借助数据化的手段,实现了对流程运营过程精确的管控:从整体的战略绩效到具体流程活动的绩效;从流程设计、操作、监控、衡量、分析、比较,直到决策。
数据化与IT系统的应用是分不开的,毕竟数据的获取和运算是不能够完全靠人来完成的。IT系统也是经过整体规划设计的,能够为运营管理和决策提供支持。
可以说流程是一种透明,数据是一种精确,这使得企业告别了粗犷和笨重,像一部听话的、精密的、能够良好运行的机器。
L5流程卓越化。达到这个层级,企业形成了流程化持续运行的机制,能够实现自我运行和完善的良性循环。
企业里多数流程已经被优化和固化,呈现相对平稳、协调、精确运行的状态;同时在持续机制的驱动下,企业具有创造力的团队能够保持创新的活力;更重要的是面对市场需求的变化而呈现出的柔性。
企业是智能的,这种智能体现在不需要更多外部干预自我驱动的能力,也体现在面对变化能够进行调整并协调适应的能力。
虽然很多组织和专家对于流程成熟度模型提出了自己的见解,但是对于成熟度层级的看法是大同小异的,只是对它们的解读以及对流程成熟度评估方法存在着差异。
成熟度陷阱
目前国内90%以上的企业是在1级和2级,有一些企业正在经历从2级到3级的过程,很少有企业能达到4级。这其中比较难以跨过的是2级到3级,就是我们说建设流程管理体系的过程,保罗哈蒙在《BP趋势》中称之为“成熟度陷阱”。
为什么会在这里形成一个陷阱?出现这种陷阱的原因在于:
第一,高层管理者缺少这样的认识,使得流程不能在整个企业范围内得到足够而且广泛的关注;第二,习惯于对高能力员工个人努力的依赖,借此已经能比较好的管理和完成大部分工作,于是企业很难有超越现状的决心;第三,相当多的管理和技术人员更关注于工具和方法,而不能够理解流程管理的本质是管理。
说到根本,这主要还是一种认识问题,而不是技术问题。
不太清晰的图景
一个企业要真正进化到5级的水平有多难,甚至我们也无法确切的知道到底5级是个什么样的标准。我们在之前关于流程型组织的讨论中也说到这一点,这几个层级之间的划分标准也并不都是那么清晰。反而我们最容易清晰描述的却是从2级到3级的这个“流程陷阱”,这是不是一个黑色幽默?
我们期望的结果,应该如吉姆柯林斯在他的《从优秀到卓越》中说到的那样,实现一个从优秀到卓越的过程。企业能够持续的自我完善,能够良性的运行,能够基业长青。
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