在项目甘特图找到你想要的答案

道冲而用之或不盈，渊兮似万物之宗

《道德经》第四章

曾经大学课堂上的项目甘特图

我的大学专业是软件工程，是我最喜欢的专业。有一天在课堂上，老师给我们讲到了项目甘特图，那是我第一次听说项目甘特图。只记得甘特图就是整理项目每个阶段的依赖关系以及时间跨度，一串串的横条。

十几年过去了，直到最近阅读了《管理信息系统(第13版)》，结合过往的项目开发经验，我才对项目甘特图有了更深入的理解。

这是书本上的其中一页，项目甘特图的上半部分。

书上的甘特图（部分）

以企业内部使用的软件系统例，维护和提供一套信息系统的成本，不仅仅只有软件研发成本，还包括硬件、服务支撑、运营、运维等成本；另一方面，使用信息化系统的好处和收益也会体现在多方面，例如：提升运营效率、提升内部协作速度、人员的减少、缩短和用户之间的反馈周期、生产率的提升、竞争力的提升。

不同的项目，其诉求不同，所在的领域行业不同，面临的挑战也不同。同样的项目，在不同时机、不同执行团队、不同的预算下，产生的化学反应也不同。

每做一个项目，就像高考做最后那道数学题一样。当正确答案出来时，我们都会觉得原来这么简单。但真正的困难和挑战在于，在还没交卷前，如何在时间要求内找到正确的答案。

我相信，项目甘特图，能给到你想要的答案。

题外话：现在是6月3号，很快就迎来了2021年的高考，为高三奋战的学子和曾经努力的自己加油！高考加油！考上自己心中的理想大学！

客户要求的甘特图

在2020年，我出来创业的第一年，当时有接外包开发项目。有一天，有一位老朋友问我，有一个客户想做一个汽车行业的分销系统，问我有没兴趣一起了解下。

大致规划的总体功能开发路线图如下：

项目需求主要分为SaaS信息管理系统以及前端分销推广小程序，并且不仅要做给自己用，还要做成SaaS服务模式让其他门店也可以开账号使用。大致的项目功能清单如下：

后来约了时间，客户、需求方、出资人、产品经理、技术人员、运营人员等，在一个周六的早上聚在了广州体育中心书店旁边的咖啡厅。在沟通完项目背景、商业模型和功能需求后，客户和我们说，希望可以根据刚才讨论的项目内容提供项目报价和时间，以及项目甘特图。

我当时有点惊讶的原因有2点，第一、几乎完全不懂技术的客户居然知道有项目甘特图；第二、我纳闷的同时在思考，甘特图真的有用吗？

甘特图在这时候不是完全没用，只是这个时候作用不大。客户对外包项目的定位、期望和需求清单是会有变化的，但客户对项目的开发时间和预算是固定或有限的。直白来说，客户就是要做这样的一个项目，想在2个月内做好，预算是10万。但是这时候制作项目甘特图，很多因素是不确定的或不明确，最终整理甘特图所包含的信息也是不准确的。

为什么呢 ？因为需求也不确定（客户最初说想要的效果和最终实现的效果有时会变化巨大），团队人员也不确定，甚至技术人员完全没有，需要用到什么技术栈也不确定，做好项目后客户需要提供给哪些人群使用以及核心业务流程怎么流转也不确定。如果硬要做甘特图，只能结合客户的时间要求、最初功能清单和成本预算，由项目负责人根据过往的经验和预计的人员配置，尽量向客户想要的方向做初步笼统的项目规划。

我用Excel整理的甘特图

后来，我给一家企业做技术顾问，当时需要进行一个公司级的大项目开发，，项目团队大概有10人，最后项目总工时由参与项目的每个成员评估后再汇总起来，约有2500工时，即约312人天，接近一个人工作一年的时间。

为了让老板和其他部门更加直观地了解项目的情况、整体的周期和8个子项目的依赖关系和细分动态，我手工用Excel绘制了本次的项目甘特图。

为了隐藏敏感信息，项目名称和人名都换成了冰封王座游戏里面的名字，但数据是真实的。当时为了整理此甘特图，和团队每个人进行了多次来回的收集、沟通、调整和确认。

在整理这份项目甘特图时，项目其实已经进行了大概1/3，收集统计结果表明接下来还需要接近2个月的时间，即从4月中旬到6月中旬。值得一提的是，这是一个大型的重构项目，项目团队人员需要在同时兼顾旧业务维护的同时分身进行重构项目的研发，并且两边所使用的技术栈、数据库和代码仓库都不一样，CICD流程不同，产品需求和UI设计稿也是重新整理的。

在这份甘特图没汇总出来之前，项目是处于一个困惑无序的状态，因为没有人知道项目整体是什么状况、进度如何，还需要多久时间，目前卡在了哪里？这时候，项目风险是我们很多信息都不知道，更别说如何进行项目的规划和资源调配。

项目甘特图出来后，它告诉了我们答案，我在团队周报邮件中同步了这些答案，当时我在周报中写道：

根据当前全部项目的汇总，最终完成开发时为6月20号。当前共8个项目，已完成0个项目，截止当前，全部开发工作量累计为1769.1H（约221人天），剩余1191H，进度32.7%。

有人建议我说，老板正在进行融资路演，对项目时间要求非常高，如果看到这样的信息是肯定无法接受的。但我觉得项目信息的原则和底线就是要信息准确，骗人或骗自己的项目信息误导性更大，危害更大。

有了项目甘特图，并且是每个技术人员根据自己的情况、所负责的功能模块和结合旧系统的维护任务真实评估的最接近准确的工时，这样我们才能更加清楚距离在哪，目标在哪，以及挑战在哪里。

在这背后，是我们项目团队一起细分的8个子项目，如下面的鱼骨图所示。

通过YesDev产品提供的甘特图

使用Excel手工绘制甘特图的好外是，不需要额外的学习成本，在任何时候或场景都可以使用，适合临时、单次绘制。不足在于：如果需要频繁重复绘制，或者多人协作、实时更新，则维护成本会很高，并且缺少可靠的数据信息来源。

为此，我们在YesDev中添加了甘特图这个功能。

如果使用YesDev协作套件，可以直接自动生成多个项目甘特图，可以自由选择需要统计和汇总的项目。但前提是，需要团队把项目、需求和任务都登记到YesDev。除了生成甘特图，还可以用于项目管理、任务协作、需求流转、问题管理。

还是上面做顾问时整理的项目甘特图，后来升级并使用YesDev后，选择上面8个项目后，自动生成的项目甘特图效果如下：

其中，在左侧，以单个项目为一组，内聚同一项目里面的多个需求。右侧则可以按天、按周或按年进行工时的汇总。右侧的任务格子颜色越深表示任务个数起多，工作任务越集中。在下方，则按每个人进行工时汇总，可以清晰看到参与项目的人员有哪些，以及每个人在项目周期的每个阶段需要完成的任务工作量。最后，还有按时间汇总的工时、人员汇总的工时、项目汇总的工时和总项目工时。

如果项目和需求过多，还可以按项目进行折叠，例如折叠后的局部效果。

甘特图能告诉我们的答案

项目甘特图在软件项目开发过程中，有时是一种必备的数据图表。甘特图的用途是：它可以在项目启动前和项目进行中，清晰告诉团队、项目干系人和相关利益方，关于项目未来的所需要的周期时间、人力资源和总工时成本等。

甘特图根据项目的任务工时、完成时间、所需要的人员来绘制整理，可以按需求、项目、部分等维度进行划分，具体看汇报的需要。

明白项目的性质，客户的期望以及最终用户的真实需求，在掌握团队人员的资源、配合和时间、成本预算后，通过项目甘特图可以在宏观上汇总项目的动态。如果任务工时是由一线的技术人员亲自评估的，那么它会告诉你最为真实的项目信息，告诉你想要的答案。