Python办公自动化｜批量生成请假条-技术圈

在之前的办公自动化系列文章中，曾经介绍过很多将Excel指定字段提取到Word模版中指定位置的案例👇

从Excel到Word
批量制作合同

在上述案例中，都要求有一个现成的Word模版才可以执行，那么如果现在没有Word模版，要求针对Excel指定内容批量生成Word该如何实现？

本文就将基于一个真实的办公案例进行讲解如何提取Excel内容并创建Word，主要将涉及以下三个知识点

“
openpyxl 读取 Excel 文件
python-docx 写入 Word 文件
python-docx 各类样式的设计和调整
”

需求描述

你是公司的底层小虾米，前段时间收集了公司各个部门的请假信息汇总表如下：

现在你需要根据表格中每个人的信息依次生成各自的请假条如下：

需求的特殊性在于没有现成的模板，因此需要在代码中同时完成模板的制作和文字、段落样式设计。

比较复杂的文字版面更建议直接设计好模板，以及确定好程序识别位置的定位符，详细内容可以参考之前的教程：批量生成合同

逻辑分析

整个需求的实现逻辑很简单，主要分为以下 2 步：

“
获取 Excel 文件中每一行的信息，提取 5 个参数；
结合获取的参数设计请假条样式并输出
”

逻辑并不困难，但是复杂的地方在于用代码输出请假条的过程，包括加粗、字号、下划线等等。

代码实现

需求中的请假信息汇总表为 Leave.xlsx，已放链接供练习下载首先读取请假信息表，尝试获取除表头外实际信息的 5 个参数：

from openpyxl import load_workbook

path = r'C:\xxx' # 路径为Excel 文件所在的位置，可按实际情况更改
workbook = load_workbook(path + r'\Leave.xlsx')
sheet = workbook.active

n = 0
for row in sheet.rows:
    if n:
        for cell in row:
            print(cell.value)
    n += 1

通过 for row in sheet.rows 和 for cell in row 就可以迭代 Excel 中有数据的每个单元格了。

循环体中加上对 n 的判断是为了跳过表头如果让输出更加直观可以稍微修改上面的代码：

n = 0
for row in sheet.rows:
    if n:
        for cell in row:
            print(cell.value, end=', ')
        print('')
    n += 1

信息已经获取到了，但我们也发现申请日期是 datetime 形式，因此我们需要利用 datetime 库获取其中的日期成分，也可以转化为字符串后利用空格切片：

n = 0
for row in sheet.rows:
    if n:
        name = row[0].value
        department = row[1].value
        reason = row[2].value
        days = row[3].value
        date = str(row[4].value).split()[0]
        print(name, department, reason, days, date)
    n += 1

提取到信息后就可以在循环体内建立个“请假条函数”，即把每条记录的 5 个变量传入函数，在函数中生成完整请假条并保存，即修改成如下形式：

def request_for_leave(name, department, reason, days, date):
    pass

n = 0
for row in sheet.rows:
    if n:
        name = row[0].value
        department = row[1].value
        reason = row[2].value
        days = row[3].value
        date = str(row[4].value).split()[0]
        request_for_leave(name, department, reason, days, date)
    n += 1

生成请假条中，首先导入依赖的库 python-docx 以及跟样式设置有关的相应方法：

# 读取 Word 文件
from docx import Document
# 文件涉及段落样式修改
from docx.enum.text import WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT
# 文件涉及文字样式修改：颜色修改、字号调整
from docx.shared import RGBColor, Pt
# 设置中文字体
from docx.oxml.ns import qn

接下来就是依次添加各部分的内容和样式，因为全文的字体均为楷体，可以在函数体的最末尾一并修改。首先实例化文件后添加“请假条”：

def request_for_leave(name, department, reason, days, date):
    doc = Document()
    heading_1 = '请 假 条'
    paragraph_1 = doc.add_heading(heading_1, level=1)
    # 居中对齐
    paragraph_1.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER
    # 标题要打，单独修改较大字号
    for run in paragraph_1.runs:
        run.font.size = Pt(17)

如果对上面的代码单独输出会发现标题颜色是蓝色，这是以 .add_heading() 添加标题默认的颜色。

最后也可以统一修改对于“尊敬的领导：”这一行基本同理，但不需要修改字号：

    greeting_word = '尊敬的领导：'
    paragraph_2 = doc.add_paragraph(greeting_word)

接下来是核心请假条的正文了，从需求中的样式上可以看出，整句话中有一些文字块是固定的，包括 “本人” “、所在部门” “，由于” “需请假” “天。”，而几个文字块之间的信息是根据不同人的情况而不同，并且需要添加下划线。

简单的逻辑就是将参数对应的文字块添加好下划线之后，和固有不变的变量进行拼接，就可以形成完整的段落了：

    word_1 = "    本人"
    word_2 = "，所在部门"
    word_3 = "，由于"
    word_4 = "，需请假"
    word_5 = "天。"

    paragraph_3 = doc.add_paragraph()
    paragraph_3.add_run(word_1)
    paragraph_3.add_run(name).underline = True
    paragraph_3.add_run(word_2)
    paragraph_3.add_run(department).underline = True
    paragraph_3.add_run(word_3)
    paragraph_3.add_run(reason).underline = True
    paragraph_3.add_run(word_4)
    paragraph_3.add_run(str(days)).underline = True
    paragraph_3.add_run(word_5)
    # 设置下划线
    paragraph_3.paragraph_format.line_spacing = 1.5

代码中 .underline = True 就是对参数对应的文字块添加下划线接下来的申请人和日期填写就和上面基本类似。

比较大的区别在于添加了一行新的命令 paragraph.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT, 这行命令能够将这两个段落右对齐：

    word_6 = '申请人：'
    paragraph_4 = doc.add_paragraph()
    paragraph_4.add_run(word_6)
    paragraph_4.add_run(name).underline = True
    paragraph_4.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT

    word_7 = '日期：'
    sign_date = "{}年{}月{}日".format(date.split('-')[0], date.split('-')[1], date.split('-')[2])
    paragraph_5 = doc.add_paragraph()
    paragraph_5.add_run(word_7)
    paragraph_5.add_run(sign_date).underline = True
    paragraph_5.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT

最后就是统一修改字体为楷体，中文字体修改比较麻烦，不像英文字体只需要指定如 run.font.name = 'Arial' 就可以，需要额外的几行代码。最后记得保存：

    for paragraph in doc.paragraphs:
        for run in paragraph.runs:
            # 统一修改颜色
            run.font.color.rgb = RGBColor(0, 0, 0)
            run.font.name = '楷体'
            r = run._element.rPr.rFonts
            r.set(qn('w:eastAsia'), '楷体')

    doc.save(path + "\{}-请假条.docx".format(name))

运行上述代码即可针对每个人产生相应的请假条：

至此，我们就成功利用Python实现了开头的需求，解放双手。注意本案例同样适用于邀请函、证明等各类文书的制作，大家可以举一反三。